CASE STUDY – Efficienza Documentale per la Distribuzione Siderurgica: Integrazione Completa con l’ERP – JMConsulting

Efficienza Documentale per la Distribuzione Siderurgica: Integrazione Completa con l’ERP

Il Contesto

Un’azienda internazionale specializzata nel commercio e nella distribuzione di tubi si è trovata nella necessità di digitalizzare e ottimizzare la propria gestione documentale. L’intervento ha riguardato l’intero ciclo attivo e passivo, con una completa integrazione con l’ERP aziendale.

Sono stati creati collegamenti logici tra i documenti per costruire fascicoli di commessa strutturati e sono stati implementati workflow automatizzati per il caricamento massivo dei documenti e la gestione delle non conformità.

Particolare attenzione è stata data alla registrazione e all’approvazione delle fatture fornitori, attraverso l’introduzione di un flusso completamente digitalizzato e integrato con l’ERP.

Digitalizzazione
strategica

Per un’azienda più competitiva
e pronta al futuro

Le Criticità iniziali

La documentazione veniva gestita interamente in formato cartaceo, con un impatto rilevante in termini di spazio fisico, sottratto a potenziali nuove postazioni di lavoro.
La ricerca dei documenti era lenta e macchinosa, ostacolando l’operatività quotidiana e impedendo una reale possibilità di lavoro da remoto.
Inoltre, la gestione delle non conformità era affidata a semplici file Excel, non conformi agli standard richiesti dalla normativa ISO per la qualità.

La Soluzione

È stata implementata una soluzione di gestione documentale completamente digitalizzata, integrata con l’ERP aziendale, che consente il richiamo diretto dei documenti dal sistema gestionale.
Sono stati sviluppati workflow per automatizzare il caricamento dei documenti e per digitalizzare il processo di gestione delle non conformità.
Un ulteriore workflow dedicato consente ora la registrazione e l’approvazione digitale delle fatture fornitori, semplificando e tracciando ogni fase del processo.

I Benefici

Tutti i documenti sono ora ricercabili in pochi istanti, anche direttamente dall’ERP.
Il ciclo approvativo è stato completamente digitalizzato.
La gestione delle non conformità è ora allineata agli standard ISO.
È stata eliminata la necessità di archivi fisici, liberando spazio in azienda.
Il personale può accedere ai documenti anche da remoto, favorendo flessibilità e smart working.

Risultati concreti

Riduzione drastica dei tempi di ricerca dei documenti.
Abbattimento dei costi legati alla gestione cartacea e all’archiviazione fisica.
Conformità piena alle normative ISO per la qualità.
Maggiore efficienza nei processi approvativi e tracciabilità completa delle attività.
Incremento dell’operatività da remoto grazie all’accessibilità digitale dei documenti.