Digitalizzazione del flusso di importazione nel settore Oil & Gas

Circa due anni fa, il nostro cliente – un’importante azienda specializzata nella produzione di valvole per il settore Oil & Gas – ha avviato un processo di internazionalizzazione della propria supply chain. In particolare, ha iniziato a importare semilavorati da diversi Paesi asiatici, con l’obiettivo di ampliare le fonti di approvvigionamento e ottimizzare i costi.

In questo contesto, la digitalizzazione della supply chain nel settore Oil & Gas è diventata un fattore strategico, capace di supportare l’efficienza operativa e ridurre i rischi legati alla gestione manuale dei dati.

Questa nuova strategia ha reso necessario digitalizzare il flusso di importazione per garantire il controllo tecnico puntuale della documentazione dei prodotti prima della spedizione verso l’Italia. L’azienda ha quindi implementato soluzioni digitali su misura, in collaborazione con fornitori e spedizionieri, per automatizzare la gestione dell’importazione nel settore energetico e assicurare la conformità ai requisiti tecnici.

Grazie a queste soluzioni, la digitalizzazione del flusso di importazione Oil & Gas ha migliorato la trasparenza, la tracciabilità e la rapidità nella gestione dei documenti e delle comunicazioni.

In parallelo, l’azienda ha introdotto strumenti per il monitoraggio digitale del flusso di importazione, coordinandosi strettamente con gli spedizionieri. Tenere traccia delle date di consegna reali – spesso soggette a variazioni a seconda della rotta e del mezzo di trasporto – è risultato essenziale.

Questo approccio ha permesso di ottimizzare la pianificazione della produzione secondo i principi del lean manufacturing, riducendo sprechi e migliorando la capacità di risposta. In sintesi, la digitalizzazione del flusso di importazione e la sua automazione nel settore Oil & Gas hanno rappresentato un importante passo avanti verso una supply chain più resiliente ed efficiente.

Prima dell’introduzione della piattaforma digitale, l’azienda gestiva l’intero processo di importazione via e-mail, coinvolgendo fino a 20 persone in copia, molte delle quali non direttamente necessarie.

Di conseguenza, gli scambi risultavano frammentati, causando frequenti errori, ritardi e la necessità di aggiornare manualmente i dati su file Excel.

Questo sistema non solo rallentava l’operatività, ma aumentava il rischio di perdere informazioni critiche.

Inoltre, il coinvolgimento degli spedizionieri avveniva in una fase già complessa, generando ulteriore confusione.

Con il progressivo aumento dei volumi di importazione, è diventato evidente che gli strumenti tradizionali non erano più in grado di supportare una crescita sostenibile.

Per rispondere a queste criticità, abbiamo progettato e sviluppato un portale digitale dedicato. Attraverso questa piattaforma, i fornitori caricano in autonomia la documentazione necessaria, riducendo drasticamente gli scambi manuali e non strutturati.

Successivamente, il sistema sottopone automaticamente i documenti a un flusso di approvazione strutturato. Solo dopo la validazione finale, il portale autorizza la spedizione della merce, garantendo controllo e coerenza in ogni fase.

In un secondo momento, abbiamo esteso l’accesso al portale anche agli spedizionieri. Oggi, questi ultimi caricano e gestiscono digitalmente la documentazione relativa all’importazione, aggiornano in tempo reale le date di arrivo previste e comunicano eventuali variazioni in modo immediato e tracciabile.