Efficientamento del processo di preventivazione per macchine confezionatrici su misura

Il Contesto

Il cliente è un’azienda specializzata nella progettazione e produzione su commessa di macchine confezionatrici personalizzate, che vengono integrate direttamente nelle linee produttive dei clienti.

In particolare, ogni richiesta di offerta richiede un coinvolgimento diretto dell’ufficio tecnico per l’analisi di fattibilità e la definizione dei costi, i quali rappresentano la base per determinare il prezzo finale da proporre al cliente.

Più controllo,
meno attese…

Grazie alla digitalizzazione
il nuovo workflow accelera le offerte su misura.

Criticità iniziali

L’ufficio commerciale gestiva le richieste di preventivo esclusivamente via e-mail, senza alcuna tracciabilità, il che impediva il monitoraggio dello stato di avanzamento delle richieste, causando disallineamenti tra i reparti e difficoltà nel seguire le priorità operative.

Di conseguenza, la direzione commerciale e tecnica non disponeva di una visione d’insieme aggiornata, con conseguenti ritardi nelle risposte ai clienti.
Inoltre, la mancanza di visibilità e controllo portava spesso alla perdita di opportunità commerciali.

La Soluzione

È stato progettato e implementato un workflow personalizzato, capace di coordinare efficacemente le diverse funzioni aziendali coinvolte nel processo di preventivazione.

Coinvolgimento automatico degli attori giusti al momento giusto (ufficio tecnico, commerciale, direzione).
Tracciabilità completa delle attività e degli step approvativi.
Monitoraggio in tempo reale dello stato delle richieste, con visibilità immediata su eventuali colli di bottiglia.

I Benefici

Drastica riduzione dei tempi di risposta alle richieste commerciali.
Maggiore efficienza e chiarezza nella gestione delle attività interne.
Controllo costante da parte della direzione sull’intero flusso di preventivazione.
Aumento della competitività, grazie a un processo strutturato e reattivo.