CASE STUDY-Ottimizzazione del flusso di importazione nel settore Oil & Gas

Ottimizzazione del flusso di importazione dai Paesi asiatici per un’azienda del settore Oil & Gas

Il contesto

Il nostro cliente, un’importante realtà specializzata nella produzione di valvole per il settore Oil & Gas, ha intrapreso circa due anni fa un percorso di internazionalizzazione della propria supply chain, iniziando a importare semilavorati da diversi Paesi asiatici.

Questa nuova strategia ha portato con sé la necessità di controllare preventivamente la documentazione tecnica dei prodotti prima che la merce venisse spedita verso l’Italia, nonché di monitorare puntualmente l’intero flusso di importazione, in sinergia con i propri spedizionieri.

Tenere traccia delle date di consegna reali — spesso soggette a variazioni in base alla rotta e al mezzo di trasporto — era fondamentale per ottimizzare la pianificazione della produzione secondo i principi del lean manufacturing.

Dalla complessità
alla chiarezza.

Questa è la forza della digitalizzazione,
quando incontra le esigenze reali del business.

La Soluzione

Abbiamo progettato e sviluppato un portale dedicato, attraverso il quale i fornitori possono caricare in autonomia la documentazione necessaria.
I documenti vengono poi sottoposti a un flusso strutturato di approvazione: solo una volta validati, viene autorizzata la spedizione della merce.

Il portale è stato esteso anche agli spedizionieri, che possono caricare e gestire i documenti relativi all’importazione, aggiornare in tempo reale le date di arrivo previste e comunicare eventuali variazioni.

Tutto il processo è stato digitalizzato e automatizzato per garantire efficienza, tracciabilità e tempestività.

Criticità iniziali:

Prima dell’introduzione della piattaforma digitale, l’intero processo era gestito via e-mail, coinvolgendo fino a 20 persone in copia, molte delle quali non strettamente necessarie.

Questo comportava frequenti errori, ritardi e la necessità di aggiornamenti manuali su file Excel, aumentando il rischio di perdita di informazioni critiche.

Il coinvolgimento degli spedizionieri, in una fase già complessa, aggiungeva ulteriore confusione, rendendo evidente che la crescita dei volumi di importazione non poteva essere sostenuta con strumenti tradizionali.

I benefici

È stato eliminato il ricorso massiccio all’e-mail, sostituendolo con un workflow preciso e controllato.
I dati sono ora centralizzati in un unico sistema, eliminando l’uso di file Excel sparsi.
Ogni attore viene coinvolto solo quando necessario e dispone degli strumenti adeguati per operare in modo efficace.
L’intero processo è oggi più trasparente, tracciabile e facilmente scalabile, a supporto della crescita aziendale.