Per l’archiviazione delle fatture cartacee, i locali devono essere ingranditi in maniera sostanziale. Puntare sulla archiviazione elettronica e gestire centralmente i documenti rende possibile una RIDUZIONE DEI COSTI superiore al 90%. La semplicità di utilizzo e l’accesso rapido e costante a tutte le informazioni permettono un risparmio rilevante in termini economici e di tempistiche.

L’accettazione immediata del sistema da parte dei dipendenti dei diversi reparti, quali ufficio vendite, personale e contabilità, conferma la validità della decisione di implementare un sistema di GESTIONE DOCUMENTALE. Per una società di notevoli dimensioni che opera nella grande distribuzione, è soprattutto cruciale la gestione del ciclo passivo.

All’amministrazione centralizzata confluiscono infatti centinaia di migliaia di fatture all’anno, emesse da migliaia di fornitori e relative agli acquisti di merci e servizi effettuati centralmente per la distribuzione tramite i depositi logistici o localmente dagli stessi punti vendita nel caso di prodotti deperibili. E le fatture, ciascuna di una o più pagine, si accompagnano nel ciclo a ordini e contralti, corrispondenza e bolle.